PT. NEXT MERCURY INDONESIA

nextmercury.com
info@nextmercury.com
 +62 298 325631
+628 5727 1737 88
+628 5727 1737 88
@nextmercurybot
+628 1223 4457 78
 nextmercury.indonesia




Implementasi Workflow Dalam Perusahaan Anda
Author: IBM.Lotus.Software

Tuesday, December 16, 2003

Infrastruktur Usaha
Dalam suatu perusahaan, adalah 3 hal pokok yang merupakan elemen dalam sebuah bisnis:
  1. MANUSIA
  2. PROSES
  3. INFORMASI

Di dalam sebuah perusahaan, MANUSIA (karyawan) idealnya adalah seseorang (atau lebih) yang memiliki keahlian di dalam bidang tertentu yang mana kepadanya perusahaan MEMPERCAYAKAN suatu tugas yang spesifik sesuai dengan keahliannya tersebut untuk menjadi bagian di dalam keseluruhan bisnis proses.
Menggabungkan keahlian karyawan dengan bisnis proses yang efisien dan informasi-informasi yang bersesuaian akan menghasilkan suatu efektifitas dan advantages di dalam suatu perusahaan. Hal itulah yang disebut dengan kolaborasi antara MANUSIA, PROSES dan INFORMASI yang akan menghasilkan sinergi di dalam suatu perusahaan.
Namun apa yang umumnya sering terjadi adalah:
  • Banyaknya masalah dalam manajemen informasi di dalam perusahaan
  • Kurangnya Informasi sering menimbulkan human error.
  • Human error menimbulkan ketidaktepatan yang ujungnya akan menurunkan efisiensi bisnis proses.

Maka daripada itu perlu untuk dipikirkan pembangunan sebuah sistem yang mampu mengkolaborasikan setiap elemen di dalam bisnis proses dan manajemen informasi yang relevan dan aman untuk mendukung bisnis proses.

Apakah Aplikasi Workflow?
“Workflow adalah sebuah kata yang secara umum menjelaskan terjadinya otomatisasi operasional bisnis secara internal, tugas-tugas, dan transaksi-transaksi yang akan menyederhanakan proses-proses bisnis yang sedang berjalan.”

Proses workflow dijelaskan secara tradisional dalam terminologi perkantoran adalah perpindahan kertas, pemrosesan order, proses pengajuan suatu aplikasi. Prinsip yang sama yang juga dipakai adalah sebagai alat-alat yang digunakan untuk pengisian formulir order dari gudang, dokumenter, alat-alat atau aliran kerja dari suatu pabrik yang lebih kompleks, dan sebagainya. Dengan adanya electronic workflow management system yang terotomatisasi:
  • Pekerjaan tidak akan terhambat karena terjadinya kesalahan prosedur atau karena human error sedemikian hingga pekerjaan tidak akan “salah letak/posisi”.
  • Para manager dapat mefokuskan pada staff dan business issues yang lain, seperti performansi individual, prosedur-prosedur kerja yang lebih optimal dan kasus-kasus khusus daripada assignment tugas-tugas rutin. Bagian pengarsipan tidak lagi diperlukan untuk mengirimkan dan melakukan track terhadap sebuah pekerjaan.
  • Prosedur-prosedur otomatis terdokumentasi secara formal dan akan diikuti secara tepat, sedemikian hingga pekerjaan itu dikerjakan dengan sempurna sesuai dengan apa yang dirancangkan oleh pihak manajemen, dan secara otomatis akan memenuhi seluruh keperluan usaha dan regulasinya.
  • Orang (atau perangkat) yang tepat ditempatkan untuk melakukan setiap kasus dan kasus yang paling penting akan ditempatkan terlebih dahulu. User-user tidak akan membuang waktu untuk memilih item mana yang akan dapat dikerjakan.
  • Terjadinya paralel proses, di mana dua atau lebih tugas dapat dikerjakan secara bersamaan, ini akan jauh lebih praktis ketimbang cara-cara tradisional, yaitu manual workflow.
  • Dokumen tidak akan pernah hilang atau ‘terlupakan’ karena dokumen itu sendiri yang akan ‘memperingatkan’ user mengenai keberadaannya dan statusnya.

Ada beragam metode untuk mendistribusikan pekerjaan kepada para partisipan. Salah satunya, pekerjaan sudah di-assign kan sebelumnya dan kemudian dipilih dari sebuah “global inbox” oleh user. User dapat melihat melalui sebuah antrian global, kemudian membuat pilihan pekerjaan yang diinginkan. Cara yang lain adalah meminta system yang memilihkan pekerjaan bagi user, untuk dikirimkan secara otomatis ke dalam masing-masing “personal inbox”. Atau ada pula cara pendistribusian yang lain adalah dengan pemilihan pekerjaan berdasarkan pada waktu.

Mengapa hal ini semua perlu dipertimbangkan? Jika seseorang menerima sebuah panggilan telepon yang berbunyi, “Saya sudah mengirimkan sebuah formulir minggu lalu dan saya ingin mengetahui hasilnya sekarang …” maka formulir tersebut harus ditemukan terlebih dahulu. Bukan masalah apabila formulir tersebut ditangani oleh satu atau dua orang saja, dengan cepat formulir tersebut akan dapat ditemukan. Tetapi apa yang terjadi bila bukan demikian … seseorang harus melakukannya bukan?? (Bayangkan betapa sulitnya menemukan sebuah formulir apabila berada di meja orang lain – apalagi bila terdapat puluhan, bahkan ratusan orang yang ikut terlibat di dalam penyelesaian formulir tersebut.) Dan setelah ditemukan, pekerjaan tersebut harus segera diserahkan kepada si penjawab telepon tadi untuk ditangani lebih lanjut.

Cara yang paling ideal untuk mendistribusikan pekerjaan adalah membiarkan system yang memilihkan pekerjaan tersebut bagi user, dengan mengikuti aturan-aturan yang sudah ditetapkan untuk mengoptimalkan pendistribusian. System manajemen pekerjaan ini dapat secara otomatis melakukan pelacakan (tracking) kesediaan para partisipan yang harus bertanggung jawab menangani kasus-kasus tersebut.

Keuntungan-keuntungan dengan adanya implementasi elektronik workflow
  • Peningkatan efisiensi – Otomatisasi dari berbagai proses bisnis menghasilkan eliminasi banyak proses yang sesungguhnya tidak dibutuhkan.
  • Proses kendali yang jauh lebih baik – Peningkatan manajemen proses bisnis dicapai lewat adanya standarisasi metode kerja dan adanya audit trails.
  • Peningkatan layanan customer (customer service) – Konsistensi proses, memperbesar prediksi bisnis dalam memberikan tanggapan kepada customer.
  • Flexibility – Pihak manajemen dapat melakukan perubahan pada proses workflow-nya sesuai kebutuhan bisnis untuk dijalankan oleh user.
  • Peningkatan proses bisnis – Fokus kepada proses-proses bisnis akan menciptakan kesederhanaan dalam tiap-tiap proses bisnisnya, dan meningkatkan peluang keberhasilan yang jauh lebih besar.

System manajemen workflow terdiri dari otomatisasi prosedur-prosedur bisnis sepanjang dokumen-dokumen yang berada di dalam proses tersebut, informasi atau tugas-tugas dilalukan dari satu partisipan kepada partisipan lain dalam suatu jalur yang diperintah oleh aturan-aturan atau prosedur-prosedur tertentu, oleh karenanya suatu produk software workflow harus memiliki suatu infrastruktur messaging yang tanguh dan mapan untuk meng-handle proses distribusi tiap-tiap workflow dokumennya.





cari di database kami: