Mengenal Lotus Domino e-workflow

Lotus Domino e-workflow adalah implementasi elektronik dari proses workflow dengan menggunakan teknologi IBM Lotus Notes/Domino. IBM Lotus Notes/Domino menggunakan teknologi messaging sebagai basis pertukaran data dan komunikasi serta kolaborasi, yang menciptakan suatu management pengetahuan (Knowledge management) yang digunakan sebagai dasar dari pengambilan sebuah keputusan di dalam sebuah business process yang terkait.

• Implementasi prosedur-prosedur kerja

Teknologi Lotus Notes/Domino menyederhanakan implementasi dari proses-proses workflow yang kompleks. Jika suatu bisnis menggunakan prosedur-prosedur, formulir-formulir, dan lain-lain sebagai bagian dari proses bisnis dan mengkolaborasikan user-user yang ada pada setiap level prosesnya (yang disebut workflow), maka Domino e-Workflow perlu untuk diaplikasikan.

• Start and Stop Point

Setiap proses workflow harus memiliki start point yang adalah awal dimulainya suatu proses dan menuju pada level-level proses berikutnya sampai keseluruhan proses diselesaikan (stop point). Jika sebuah bisnis perlu untuk meng-encourage kerja suatu team dalam setiap level proses bisnisnya, maka Domino e-Workflow harus secara serious dipertimbangkan.

• Access Control List Dokumen

Setiap level dari proses workflow terdiri dari serangkaian security access level dari tiap-tiap dokumen yang mengalir di dalamnya. Hanya user-user yang diberi hak saja yang diijinkan untuk memberikan respon terhadap sebuah dokumen sementara yang lainnya hanya diperkenankan membaca saja atau malah tidak dapat meng-aksesnya sama sekali. Dengan kekuatan security dari teknologi Lotus Notes/Domino, infrastruktur Access Control List (ACL) untuk masing-masing dokumennya sangat mudah untuk di-set.

• Track level workflow dokumen

Tiap-tiap level proses workflow menggunakan audit trail tracks dan level track view untuk dokumen yang dialirkan dalam system manajemen workflow. Domino e-Workflow melakukan proses query pada tiap level dokumen-dokumen yang dialirkan, sedemikian hingga user dapat secara mudah melacak dokumen pada setiap level pada sebuah proses workflow.

• Aplikasi berbasis messaging

Satu lagi kekuatan Domino e-Workflow ini adalah terdapatnya aplikasi yang berbasis messaging, yaitu suatu aplikasi yang dijalankan via messaging system (mail atau SMS). Hal yang user hanya perlu kerjakan adalah membuka “inbox” mereka setiap saat dan membaca pesan-pesan yang masuk. Domino e-WorkFlow memiliki agent-agent otomatis yang akan memperingatkan user dengan mengirimkan warning messages (baik via mail dan atau SMS) beserta dengan semua link atau informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap proses workflow pada tiap-tiap dokumen yang ada.

Mengapa mempertimbangkan Lotus Notes/Domino?

• Kolaborasi informasi

Teknologi Lotus Notes/Domino memungkinkan perusahaan-perusahaan mengatasi batasan-batasan tradisional dan menciptakan terjadinya kolaborasi antar departemen, team, group ataupun enterprise level. Semua dokumen, tidak peduli siapapun yang menulis, meng-update, tersimpan secara aman dan dapat diakses oleh semua user yang ter-autentikasi. Dokumen-dokumen yang ada terkolaborasi berarti semua user (baik terhubung pada jaringan lokal, mobile, ataupun remote), dapat menambahkan dokumen baru ataupun meng-update dokumen yang ada dengan sangat mudah dan aman.

• User Empowerment

Teknologi Lotus Notes/Domino memberikan pada end users tanggung jawab secara moral pada tiap-tiap dokumen pada masing-masing level workflow-nya, sedemikian hingga mampu menciptakan suatu environment kerja sama dalam team.

• Scaleability

Lotus Notes/Domino memberikan kemudahan untuk melakukan set-up dan administer dengan mudah pada 5 sampai 10,000 users secara bersamaan dalam hanya sebuah server.

• Multiple platform support

Lotus Domino dapat diimplementasikan pada semua plattform server (Win32, UNIX, AIX, AS/400, SUN), karena format database yang sama digunakan pada semua plattfom server. Pada sisi client, Notes bekerja dengan baik pada browser (IE, Mozilla, Netscape, Opera, dll), untuk mail client dapat menggunakan semua POP3 support mail client (Lotus Notes, Outlook Express, Eudora mail, dll).

• Security Rich

Lotus Notes menyediakan platform yang aman bagi semua user, data dan dokumen. Akses user dikendalikan oleh 256-byte encrypted key certification dan authentication process. Jantung dari Domino Security System adalah 7 level security access layer, yang memberikan akses bagi user atau group hak akses tepat pada field level dalam database atau dokumen.

• Electronic Mail

Dapat menggunakan semua jenis POP3 support mail client (Lotus Notes, Outlook Express, Eudora mail, dll).

• Remote and mobile user support

Lotus Notes/Domino menyediakan support database yang terdistribusi secara remote bagi travelling user atau home based user. User dapat pula bekerja dengan menggunakan copy “replica” dari mail atau aplikasi workflow mereka dari kantor secara offline dengan menggunakan metoda replication yang tangguh untuk melakukan alignment data mereka ketika mereka melakukan dial-in ataupun saat berada di kantor.

• Group Calendaring & Scheduling

Lotus Notes/Domino menyediakan diary pada level enterprise dan system scheduling untuk dapat melakukan menagement waktu secara team untuk appointment, meetings dan resources.

• Intranet or Extranet

Lotus Notes/Domino dapat digunakan sebagai company Intranet dan bahkan dapat di set-up untuk menyediakan suatu environment yang aman pada level business to business (extranet).

• Internet, WWW Integration & Thin Client

Teknologi Lotus Notes/Domino terintegrasi secara utuh ke dalam internet/web. Teknologi Server Lotus Notes/Domino dapat diaplikasikan juga sebagai sebuah HTTP web server yang memampukan anda untuk mempublikasikan sebagian atau seluruh database-database internal perusahaan anda sebagai halaman-halaman web. Ini adalah salah satu feature, ketika data di dalam perusahaan anda berubah, secara dinamis perubahan data tersebut akan diposting pada halaman web, sedemikian hingga para web users dapat pula mengetahuinya. Dan investasi-investasi yang ada untuk web site development sebelumnya tidak akan hilang, karena Domino menyediakan support bagi pemrograman Java dan HTML, dan juga standard-standard internet development yang lain seperti DHTML, CGI and XML.

• Internet security for data and e-commerce

Lotus Notes/Domino men-support standard industri security protocol seperti SSL 5 (Secure Socket Layer), public/private key encryption sebagai feature terpadu. Dan semua standard feature security Domino yang tersedia secara internal pada database yang dibangun dapat pula digunakan untuk web site yang dibangun dengan Domino.

• Enables rapid development of databases/applications

Lotus Notes/Domino merupakan suatu paket terintegrasi yang memungkinkan developer untuk membangun aplikasi kolaborasi Domino secara cepat, tangguh dan aman.

• Protecting your investment

Seperti yang sudah disebutkan diatas bahwa Lotus Notes/Domino adalah suatu groupware yang bekerja secara terstruktur dan terintegrasi. Sebagaimana suatu solusi integrasi, Lotus Notes/Domino akan mampu meng-integrasikan data bisnis RDBMS anda yang sudah ada sebelumnya yang tersimpan pada system yang lain (seperti Oracle, SQL, Sybase, DB2, dan lainnya) sedemikian hingga anda tidak akan kehilangan investasi-investasi anda terdahulu, melainkan mampu mengintegrasikannya dan meng-otomatisasinya lewat platform messaging.